Afspraken

In het menu bovenin vind je het menu-item Projecten.

In Projecten zijn álle projecten zichtbaar en kan een nieuw project worden toegevoegd. Wanneer we verder zijn ingezoomd op een specifiek project zijn er voor dit project verschillende menu-items zichtbaar en in te vullen. In dit artikel gaan we verder in op het menu-item Afspraken.

Met de module Afspraken kun je afspraken inplannen voor bijvoorbeeld de warme opname van een woning. Schikt de afspraak niet voor de bewoners dan kunnen zij zelf een andere datum en tijd kiezen. Je geeft in de afspraken module zelf aan op welke dagen en tijden een afspraak ingepland kan worden.

LET OP! Je kunt deze module alleen gebruiken als deze module aan jouw licentie is toegevoegd.

Indien je voor het eerst in het submenu-item Afspraken bent, dan zal deze pagina deels leeg zijn. Er moet eerst een Afspraak op dit project worden toegevoegd.

Zijn er in verloop van tijd veel Afspraken in dit project aangemaakt? Dan is het ook mogelijk om te zoeken op titel van de afspraak middels de zoekfunctie rechtsboven.

Type afspraak

In de afspraken module kunnen we kiezen uit twee typen afspraken: Vooraf inplannen en Vrije keuze.

Vooraf inplannen: Je plant de afspraak vooraf in. De bewoner kan vervolgens zien op welke dag en tijd de afspraak op zijn/haar adres is ingepland. Geef je naast de ingeplande tijden extra tijden vrij om een afspraak te kunnen inplannen? Dan ziet de bewoner welke andere dagen/tijden nog beschikbaar zijn en kan vervolgens de afspraak wijzigen.
Vrije keuze: Je selecteert dagen en tijden waarop de afspraken ingepland mogen worden. De bewoner kiest zelf de dag en tijd die hem/haar het beste schikt en plant zelf de afspraak in. Hierbij geldt: wie het eerst komt wie het eerst maalt.

Inplannen afspraak

Geef op hoe de afspraken ingepland moeten worden.

Specifieke dag en tijd: Je plant de afspraak op een specifieke dag en tijd. Je kan wel indien gewenst communiceren met dagdelen.
Bepaald deel van de dag: Je plant de afspraak binnen een bepaald deel van de dag, bijvoorbeeld van 8:00 tot 11:00.

Afspraak toevoegen - vooraf inplannen

Een afspraak kan worden toegevoegd door naar de pagina Projecten - Communicatie - Afspraken te gaan.

LET OP! Je kunt deze module alleen gebruiken als deze module aan jouw licentie is toegevoegd.

LET OP! Afspraken toevoegen is alleen mogelijk als je hiertoe rechten hebt gekregen.

Om een vooraf ingeplande afspraak toe te voegen ga je als volgt te werk:

1: Klik op de + Toevoegen linksboven op de pagina.
2: Vul de benodigde standaard afspraak gegevens in:; Kies als type afspraak Vooraf inplannen. Vul de benodigde gegevens in.; Kies hoe de afspraken ingepland moeten worden, specifieke dag en tijd of een bepaald deel van de dag. Bij de keuze voor specifieke dag en tijd kan je rechts onderin ook een dagdeel toevoegen, dit is enkel voor de communicatie naar de bewoner.; Kies de Datum vanaf welk moment de afspraken ingepland mogen worden. En bepaald wat de Benodigde tijd per afspraak gaat zijn. De tijd per afspraak moet worden ingevoerd in minuten.; Bepaal of de bewoner de afspraak mag wijzigen en/of annuleren. En kies Tot hoeveel uur voor de afspraak er gewijzigd/geannuleerd mag worden.; Kies Hoeveel uur voor de afspraak er een herinnering verstuurd moet worden. En schrijf de Tekst voor de herinnering.; Vink aan op welke dagen je de afspraken wenst in te plannen en bepaal binnen welke tijden de afspraken ingepland mogen worden. Tussen de afspraken door pauze? Vink pauze aan en bepaal welke tijden je pauze wenst.; Klik op Opslaan en volgende.
3: In Stap 2 selecteer je voor welke adressen er een afspraak gemaakt moet worden. Kies + Cluster toevoegen en bepaal of je alle adressen waarvoor je een afspraak wilt inplannen in 1 Cluster vallen of je deze wilt verdelen over meerdere Clusters.; Selecteer de adressen en klik op Opslaan en volgende.
4: In Stap 3 zie je (per Cluster) de berekende tijdsvakken op de ingegeven werkdagen. Cobee plant de adressen op de eerst mogelijke tijdsvakken. Wil je dat bewoners ook andere dagen en tijden kunnen kiezen? Selecteer dan meer tijdsvakken. Je ziet bovenaan het blok hoeveel adressen en tijdsvakken er geselecteerd zijn.; Klik op Opslaan en volgende.
5: In Stap 4 kun je zien welke adressen wanneer gepland staan. Wil je dit per adres wijzigen? Klik dan achter het adres op Kies datum/tijd.
6: Om de geplande afspraak als brief of e-mail te versturen klik je in Stap 5 op Correspondentie opmaken.

Afspraak toevoegen - vrije keuze

Een afspraak kan worden toegevoegd door naar de pagina Projecten - Communicatie - Afspraken te gaan.

LET OP! Je kunt deze module alleen gebruiken als deze module aan jouw licentie is toegevoegd.

LET OP! Afspraken toevoegen is alleen mogelijk als je hiertoe rechten hebt gekregen.

Om een afspraak - vrije keuze toe te voegen ga je als volgt te werk:

Klik op de knop + Toevoegen linksboven op de pagina.

Vul de benodigde standaard afspraak gegevens in:

Kies als type afspraak Vrije keuze. Vul de benodigde gegevens in.

Kies hoe de afspraken ingepland moeten worden, specifieke dag en tijd of een bepaald deel van de dag. Bij de keuze voor specifieke dag en tijd kan je rechts onderin kan je een dagdeel toevoegen, dit is enkel voor de communicatie naar de bewoner.

Kies de Dat um vanaf welk moment de afspraken ingepland mogen worden. Kies een Datum tot wanneer de afspraak gepland mogen worden. En bepaald wat de Benodigde tijd per afspraak gaat zijn. De tijd per afspraak moet worden ingevoerd in minuten.

Bepaal of de bewoner de afspraak mag wijzigen en/of annuleren.

Kies Hoeveel uur voor de afspraak er een herinnering verstuurd moet worden. En schrijf de Tekst voor de herinnering.

Vink aan op welke dagen de afspraken ingepland mogen worden en bepaal binnen welke tijden de afspraken. Tussen de afspraken door pauze? Vink pauze aan en bepaal welke tijden je pauze wenst.

Klik op Opslaan en volgende.

In Stap 2 selecteer je met welke adressen je een afspraak wilt inplannen. Kies + Cluster toevoegen en bepaal of je alle adressen waarmee je een afspraak wilt inplannen in 1 Cluster vallen of je deze wilt verdelen over meerdere Clusters.

Selecteer de adressen en klik op Opslaan en volgende.

In Stap 3 zie je (per Cluster) de berekende tijdsvakken op de ingegeven werkdagen. Selecteer het gewenste aantal tijdsvakken per datum waarop de bewoners de afspraak mogen inplannen. Selecteer voldoende tijdsvakken. Je ziet bovenaan het blok hoeveel adressen en tijdsvakken er geselecteerd zijn.

Klik op Opslaan en volgende.

In Stap 4 zie je de adressen waarvan je de bewoners gaat vragen een afspraak in te plannen. Hebben bewoners een afspraak ingepland? Dan kun je in Stap 4 zien welke adressen wanneer gepland staan. Wil je dit per adres wijzigen? Klik dan achter het adres op Kies datum/tijd.

Om de bewoners te informeren over de te maken afspraak, kun je een brief of e-mail versturen. Om een brief of e-mail te versturen klik je bij Stap 5 op Correspondentie opmaken.

Afspraak wijzigen

Een afspraak kan worden gewijzigd door naar de pagina Projecten - Communicatie - Afspraken te gaan.

LET OP! Je kunt deze module alleen gebruiken als deze aan jouw licentie is toegevoegd.

LET OP! Afspraken wijzigen is alleen mogelijk als je hiertoe rechten hebt gekregen.

Ga naar Stap 4 en klik op de afspraak die je wilt wijzigen.

Breng de nodige wijzigingen aan.

Klik op Opslaan (en volgende) linksboven op de pagina.

Overzicht afspraken downloaden

De geplande afspraken zijn te downloaden naar een ICS bestand, om de afspraken direct in je digitale agenda op te nemen.

LET OP! Je kunt deze module alleen gebruiken als deze aan jouw licentie is toegevoegd.

LET OP! Afspraken downloaden is alleen mogelijk als je hiertoe rechten hebt gekregen.

Klik op Projecten - Communicatie - Afspraken.

Ga naar stap 5.

Klik op Download ICS bestand en sla dit bestand op op jouw computer en importeer in je agenda.

Afspraak verwijderen

Wens je een afspraak uit een project te verwijderen? Een afspraak kan worden verwijderd door naar de pagina Projecten - Communicatie - Afspraken te gaan.

LET OP! Je kunt deze module alleen gebruiken als deze aan jouw licentie is toegevoegd.

LET OP! Afspraken verwijderen is alleen mogelijk als je hiertoe rechten hebt gekregen.

Klik op Projecten - Communicatie - Afspraken.

Selecteer de afspraak die je wenst te verwijderen.

Indien je één of meerdere afspraken geselecteerd hebt, wordt de knop Acties klikbaar.

Klik op de actie Verwijderen.

Er volgt ter controle de vraag of je zeker bent van het verwijderen van de afspraak. Kies hier voor Ja of Nee. Kies je voor Ja? De afspraak wordt direct uit het project verwijderd.

Afspraken exporteren

De geplande afspraken uiteraard ook te exporteren. Zo heb je in een handig overzicht alle gemaakte afspraken onder elkaar staan. Het export bestand is een Excel bestand. Hier staan ook de eventuele vrije data en tijden in! Exporteren doe je als volgt:

LET OP! Afspraken exporteren is alleen mogelijk als je hiertoe rechten hebt gekregen.

1: Klik op Projecten - Exporteren - Afspraken.
2: Selecteer de afspraak waarvan je een export bestand wilt ontvangen.
3: Klik op Exporteren. De afspraak wordt geëxporteerd naar een Excel bestand waar alle afspraken onder elkaar getoond staan.