Correspondentie

In het menu bovenin vind je het menu-item Projecten.

In Projecten zijn álle projecten zichtbaar en kan een nieuw project worden toegevoegd. Wanneer we verder zijn ingezoomd op een specifiek project zijn er voor dit project verschillende menu-items zichtbaar en in te vullen. In dit artikel gaan we verder in op het menu-item Correspondentie. Via het menu-item Correspondentie kun je brieven, brieven per e-mail, e-mails en SMS-berichten versturen. Hebben jullie een eigen app? Dan kun je ook push-notificaties versturen.

LET OP! Deze pagina is enkel beschikbaar wanneer je toegang hebt om het gehele project in te zien en/of te wijzigen.

In het menu-item Correspondentie staat alle correspondentie toegevoegd en verstuurd in dit project. Indien je voor het eerst in het menu-item Projecten - Correspondentie bent, dan zal deze pagina deels leeg zijn. Correspondentie moet eerst worden toegevoegd. Zijn er eenmaal correspondenties toegevoegd, dan zijn deze correspondenties op- of aflopend te filteren op Onderwerp, de datum dat de correspondentie voor het Laatst is verstuurd en/of de Datum waarop de correspondentie is aangemaakt.

Zijn er veel correspondenties in dit project toegevoegd en verstuurd? Dan is het ook mogelijk om te zoeken op correspondentie middels de zoekfunctie rechtsboven.

Het aantal regels correspondentie zichtbaar op een pagina is in te stellen rechtsonder op de pagina.

Correspondentie toevoegen

Correspondentie als brieven, brieven per e-mail, e-mails en SMS berichten kunnen in een project worden toegevoegd en worden verstuurd via Cobee. Correspondentie toevoegen en versturen kan op de volgende manier:

LET OP! Deze pagina is enkel beschikbaar wanneer je toegang hebt om het gehele project in te zien en/of te wijzigen.

Klik in het menu via Projecten op Correspondentie.

Klik op + Toevoegen

Geef de correspondentie een Onderwerp.

Selecteer de adressen naar waar je de correspondentie wenst te versturen en geef per adres aan op welke manier je de correspondentie wilt versturen. In de menubalk wordt het totaal te versturen correspondentie per type correspondentie getoond.

LET OP! Het wel of niet kunnen selecteren van een correspondentiewijze is afhankelijk van de volgende factoren:

1. Of er een e-mailadres bekend is.
2. Of er een mobiel telefoonnummer bekend is.
3. Of de app is gedownload.

Het is mogelijk om per adres een of meerdere contactpersonen toe te voegen. Een familielid of een begeleider van een bewoner kan zijn toegevoegd als contactpersoon in dit project. Alle contactpersonen per adres kunnen worden geselecteerd voor het versturen van de correspondentie. Wens je in te zien naar welke contactpersonen de correspondentie allemaal wordt verstuurd? Kies Alles uitklappen en je ziet per adres hoeveel contactpersonen er onder een adres zijn toegevoegd en bepaal of en welk type correspondentie je naar de contactpersonen wilt versturen.

Bij het selecteren van adressen kan je filteren op groepen en voorkeur voor e-mail. De groepen filter kan je onderin de filter omschakelen in en/of. De EN filter staat voor zoeken naar adressen die alle geselecteerde groepen bevatten. De OF filter staat voor zoeken naar adressen die één of meer van de geselecteerde groepen bevatten. In de overige kolommen kan je de filter voorkeur voor e-mail gebruiken, dit kan je aangeven bij het contactpersoon.

Klik op Opslaan en volgende. In de volgende stap ga je de correspondentie Samenstellen.

Brief
Brief per e-mail
E-mail
SMS
Pushnotificatie

Heb je alle correspondentie opgemaakt en naar wens gestyled? Bekijk het voorbeeld ter controle. Klik op Opslaan en volgende. In dit overzicht kan je controleren welke correspondentie naar welke adressen worden verstuurd. De kosten voor het versturen van de correspondentie worden op deze pagina weergeven.

Alles naar wens? Klik op Verzenden. De correspondentie wordt klaargezet bij de postbode, gedrukt en verstuurd.

LET OP! De brieven worden op de achtergrond verstuurd. Zodra de brieven succesvol verstuurd zijn, wordt de verzenddatum ingevuld in het overzicht.

De verplicht in te vullen velden worden aangegeven met een *. Als een verplicht veld is ingevuld, dan volgt er een groen vinkje in het veld.

Als een verplicht veld nog niet is ingevuld, dan kent het veld een rode omlijning en een rood kruisje in het veld

Brief

Een brief als correspondentie toevoegen en versturen via Cobee of zelf versturen kan op de volgende manier:

1

De adressen naar waar je de brief wenst te versturen zijn geselecteerd. Je bent nu op de pagina waar je de brief kan Samenstellen.

2

Geef aan of je de brief op Eigen briefpapier (= type briefpapier geselecteerd voor dit project) wenst af laten drukken. Stel je de correspondentie samen op eigen briefpapier, dan genereert Cobee een PDF bestand met jullie eigen briefpapier als achtergrond.

3

Bepaal of je de brieven laat versturen via Cobee of dat je deze Zelf gaat versturen.

4

Geef aan of dat je de brieven Dubbelzijdig wilt laten drukken.

5

Bepaal op welk moment je de correspondentie wenst te versturen via de kalender onder Verzenden op. Brieven kunnen ook worden ingepland voor versturen op een gewenste datum.

6

Stel de brief samen via Samenstellen.

7

Schrijf de brief in het grote tekstvak.

Om de correspondentiebrief op te maken kun je de opmaakbalk gebruiken.

Afbeelding in de brief voegen:

In de opmaakbalk is het aan de linkerkant weergegeven icoontje opgenomen. Hiermee kun je afbeeldingen toevoegen aan de correspondentie. Selecteer een afbeelding uit de Media of upload een nieuwe afbeelding. Bewerk de afbeelding naar wens door op de afbeelding te gaan staan.

TIP! Heb je losse teksten toegevoegd in de Bibliotheek? Dan kun je deze toevoegen in deze correspondentie middels de knop Losse teksten.

Losse teksten in de brief voegen:

In de opmaakbalk is het aan de linkerkant weergegeven icoontje opgenomen. Hiermee kun je opgeslagen (delen) informatietekst toevoegen aan deze correspondentie.

Placeholders aan de brief toevoegen:

In de opmaakbalk is het icoontje opgenomen zoals links weergegeven. Hiermee kun je "placeholders" toevoegen aan je tekst. Bij het plaatsen van placeholders haalt Cobee uit de beschikbare data de gegevens op die in de placeholder ingevuld gaan worden. Voorbeelden van placeholders zijn Voornaam, Gebruikersnaam, Plaats etc.

8

Voeg waar gewenst een Bijlage bij de brief toe. Let wel: er kan alleen een PDF bestand in A4 formaat als bijlage geüpload worden. De bijlage mag maximaal 2 pagina's A4 formaat bevatten. Het bestand mag niet groter zijn dan 8mb. Laat je de correspondentie dubbelzijdig afdrukken? De bijlage begint op een nieuw A4.

9

Heb je de brief compleet en naar wens gestyled? Bekijk het voorbeeld ter controle. Klik op Opslaan linksboven op de pagina. Controleer op deze pagina nog een keer of alle velden juist staan ingesteld en klik op Opslaan en volgende. Klopt het aantal te versturen correspondentie? Klik op Verzenden. De correspondentie wordt klaargezet bij de postbode, gedrukt en verstuurd. Ga je de brief zelf versturen? Download hier de brieven.

De verplicht in te vullen velden worden aangegeven met een *. Als een verplicht veld is ingevuld, dan volgt er een groen vinkje in het veld.

Als een verplicht veld nog niet is ingevuld, dan kent het veld een rode omlijning en een rood kruisje in het veld

Brief per e-mail

Een brief per e-mail toevoegen en versturen werkt hetzelfde als een brief per post. De brief wordt in het geval van Brief per e-mail als bijlage (PDF) in een e-mail verstuurd. U kunt een begeleidende e-mail opstellen. Een brief per e-mail versturen doet u als volgt:

1

De adressen naar waar je de brief per e-mail wenst te sturen zijn geselecteerd. Je bent nu op de pagina waar je de brief kan Samenstellen.

2

Geef aan of je de brief op Eigen briefpapier (= type briefpapier geselecteerd voor dit project) wenst te versturen. Stel je de correspondentie samen op eigen briefpapier, dan genereert Cobee een PDF bestand met jullie eigen briefpapier als achtergrond.

3

Bepaal op welk moment je de correspondentie wenst te versturen via de kalender onder Verzenden op. Brieven per e-mail kunnen ook worden ingepland voor versturen op een gewenste datum.

4

Stel de brief per e-mail samen via Samenstellen.

5

Haal de brief op van de al samengestelde brief of schrijf de brief per e-mail in het grote tekstvak.

Om de brief op te maken kun je de opmaakbalk gebruiken.

Afbeelding in de brief voegen:

TIP! Heb je losse teksten toegevoegd in de Bibliotheek? Dan kun je deze toevoegen in deze correspondentie middels de knop Losse teksten.

Losse teksten in de brief voegen:

In de opmaakbalk is het aan de linkerkant weergegeven icoontje opgenomen. Hiermee kun je opgeslagen (delen) informatietekst toevoegen aan deze correspondentie.

Placeholders aan de brief toevoegen:

6

Heb je de brief compleet en naar wens gestyled? Bekijk het voorbeeld ter controle. Klik op Opslaan linksboven op de pagina.

7

Klik op E-mail samenstellen en type het onderwerp van de e-mail en de tekst voor in de e-mail. Klik op Opslaan linksboven op de pagina.

8

Controleer op deze pagina nog een keer of alle velden juist staan ingesteld en klik op Opslaan en volgende. Klopt het aantal te versturen correspondentie? Klik op Verzenden. De correspondentie wordt klaargezet voor verzending.

De verplicht in te vullen velden worden aangegeven met een *. Als een verplicht veld is ingevuld, dan volgt er een groen vinkje in het veld.

Als een verplicht veld nog niet is ingevuld, dan kent het veld een rode omlijning en een rood kruisje in het veld

E-mail

Een e-mail als correspondentie toevoegen en versturen via Cobee kan op de volgende manier:

LET OP! Bewoners ontvangen de e-mail met jullie bedrijfsnaam als afzender. Bovenaan de e-mail staat jullie bedrijfslogo.

1

De adressen naar waar je de e-mail wenst te sturen zijn geselecteerd. Je bent nu op de pagina waar je de e-mail kan Samenstellen. Stel de e-mail samen door te klikken op Samenstellen.

2

Bepaal op welk moment je de correspondentie wenst te versturen via de kalender onder Verzenden op. E-mails kunnen ook worden ingepland voor versturen op een gewenste datum.

3

Schrijf de e-mail in het grote tekstvak.

Om de e-mail op te maken kun je de opmaakbalk gebruiken.

Afbeelding in de e-mail voegen:

In de opmaakbalk is het aan de linkerkant weergegeven icoontje opgenomen. Hiermee kun je afbeeldingen toevoegen aan de e-mail. Selecteer een afbeelding uit de Media of upload een nieuwe afbeelding. Bewerk de afbeelding naar wens door op de afbeelding te gaan staan.

Media aan de e-mail toevoegen:

In de opmaakbalk is het icoontje opgenomen zoals links weergegeven. Hiermee kun je video's toevoegen aan de informatietekst. Plaats een video van Youtube in jouw informatietekst door alleen de URL van de video te kopiëren in het veld Bron.

TIP! Heb je losse teksten toegevoegd in de Bibliotheek? Dan kun je deze toevoegen in deze correspondentie middels de knop Losse teksten.

Losse teksten in de e-mail voegen:

In de opmaakbalk is het aan de linkerkant weergegeven icoontje opgenomen. Hiermee kun je opgeslagen (delen) informatietekst toevoegen aan deze e-mail.

Placeholders aan de e-mail toevoegen:

In de opmaakbalk is het icoontje opgenomen zoals links weergegeven. Hiermee kun je "placeholders" toevoegen aan je e-mail. Bij het plaatsen van placeholders haalt Cobee uit de beschikbare data de gegevens op die in de placeholder ingevuld gaan worden. Voorbeelden van placeholders zijn Voornaam, Gebruikersnaam, Plaats etc.

4

Voeg waar gewenst een Bijlage bij de e-mail toe. Let wel: er kan alleen een PDF bestand in A4 formaat als bijlage geüpload worden. De bijlage mag maximaal 2 pagina's A4 formaat bevatten. Het bestand mag niet groter zijn dan 8mb.

5

Heb je de e-mail compleet en naar wens gestyled? Verstuur de e-mail ter controle. Klik op Opslaan linksboven op de pagina.

6

De verplicht in te vullen velden worden aangegeven met een *. Als een verplicht veld is ingevuld, dan volgt er een groen vinkje in het veld.

Als een verplicht veld nog niet is ingevuld, dan kent het veld een rode omlijning en een rood kruisje in het veld

SMS

Een SMS opstellen doe je als volgt:

LET OP! Een SMS versturen is alleen mogelijk als hier een licentie voor is afgesloten.

LET OP! Bewoners ontvangen een SMS met jullie bedrijfsnaam als afzender.

1

De adressen naar waar je een SMS wenst te sturen zijn geselecteerd. Je bent nu op de pagina waar je de SMS kan Samenstellen. Stel de SMS samen door te klikken op Samenstellen.

2

Bepaal op welk moment je de correspondentie wenst te versturen via de kalender onder Verzenden op. SMS'jes kunnen ook worden ingepland voor versturen op een gewenste datum.

3

Schrijf het SMS-bericht in het tekstvak.

4

Heb je het SMS-bericht compleet? Bekijk het voorbeeld ter controle. Klik op Opslaan linksboven op de pagina.

5

De verplicht in te vullen velden worden aangegeven met een *. Als een verplicht veld is ingevuld, dan volgt er een groen vinkje in het veld.

Als een verplicht veld nog niet is ingevuld, dan kent het veld een rode omlijning en een rood kruisje in het veld

Push notificatie

Een push-notificatie opstellen doe je als volgt:

LET OP! Hebben jullie een gepersonaliseerde app? Dan kun je ook push notificaties versturen.

LET OP! Een push-notificatie kan alleen worden verstuurd naar de bewoners die via de app hebben ingelogd.

1

De adressen naar waar je een Push notificatie wenst te sturen zijn geselecteerd. Je bent nu op de pagina waar je de Push notificatie kan Samenstellen. Stel de Push notificatie samen door te klikken op Samenstellen.

2

Bepaal op welk moment je de correspondentie wenst te versturen via de kalender onder Verzenden op. Pushberichten kunnen ook worden ingepland voor versturen op een gewenste datum.

3

Schrijf de Push notificatie in het tekstvak.

4

Heb je de Push notificatie compleet? Bekijk het voorbeeld ter controle. Klik op Opslaan linksboven op de pagina.

5

De verplicht in te vullen velden worden aangegeven met een *. Als een verplicht veld is ingevuld, dan volgt er een groen vinkje in het veld.

Als een verplicht veld nog niet is ingevuld, dan kent het veld een rode omlijning en een rood kruisje in het veld

Correspondentie wijzigen

Correspondentie kan worden gewijzigd door naar de pagina Projecten - Correspondentie te gaan.

LET OP! Deze pagina is enkel beschikbaar wanneer je toegang hebt om het gehele project in te zien en/of te wijzigen.

LET OP! Breng je wijzigingen aan op al verstuurde correspondentie, dan zal de correspondentie opnieuw moeten worden verstuurd om de bewoners te informeren over/met de wijzigingen.

1

Klik op de correspondentie die je wilt wijzigen.

2

Breng de nodige wijzigingen aan.

3

Klik op Opslaan linksboven op de pagina.

4

Controleer op deze pagina nog een keer of alle velden juist staan ingesteld en klik op Opslaan en volgende.

De verplicht in te vullen velden worden aangegeven met een *. Als een verplicht veld is ingevuld, dan volgt er een groen vinkje in het veld.

Als een verplicht veld nog niet is ingevuld, dan kent het veld een rode omlijning en een rood kruisje in het veld

Correspondentie verwijderen

Correspondentie kan worden verwijderd. Een correspondentie kan worden verwijderd door naar de pagina Projecten - Correspondentie te gaan.

LET OP! Deze pagina is enkel beschikbaar wanneer je toegang hebt om het gehele project in te zien en/of te wijzigen.

LET OP! Verwijder je correspondentie wat al was verstuurd, dan zal deze correspondentie ook worden verwijderd uit het dossier van de bewoners.

1

Selecteer de correspondentie die je wenst te verwijderen.

2

Indien je één of meerdere correspondenties geselecteerd hebt, wordt de knop Acties klikbaar.

3

Klik op de actie Verwijderen.

4

Er volgt ter controle de vraag of je zeker bent van het verwijderen van de correspondentie. Kies hier voor Ja of Nee. Kies je voor Ja? De correspondentie wordt direct verwijderd.

De verplicht in te vullen velden worden aangegeven met een *. Als een verplicht veld is ingevuld, dan volgt er een groen vinkje in het veld.

Als een verplicht veld nog niet is ingevuld, dan kent het veld een rode omlijning en een rood kruisje in het veld

Correspondentie

In dit artikel

Correspondentie toevoegen

Brief

Brief per e-mail

E-mail

SMS

Push notificatie

Correspondentie wijzigen

Correspondentie verwijderen

Gerelateerde artikelen