Formulieren

In het menu bovenin vind je het menu-item  Projecten.

In  Projecten zijn álle projecten zichtbaar en kan een nieuw project worden toegevoegd. Wanneer we verder zijn ingezoomd op een specifiek project zijn er voor dit project verschillende menu-items zichtbaar en in te vullen. In dit artikel gaan we verder in op het menu-item Formulieren. 

De module Formulieren gebruik je voor bijvoorbeeld opnames, werkplekinspecties, sleuteloverdrachten, schadeformulieren. In de module Formulieren stel je eenvoudig een formulier samen. Met de beheerapp op je smartphone of tablet voer je alle gegevens, maatvoeringen en foto’s direct digitaal in Cobee in. Dit maakt je werk een stuk gemakkelijker, sneller en dus efficiënter. Het is ook mogelijk bewoners het formulier zelf in te laten vullen. Je plaatst het formulier dan met een simpele klik op de bewonerspagina.  

LET OP! Je kunt deze module alleen gebruiken als deze module aan jouw licentie is toegevoegd.

Indien je voor het eerst in het menu-item  Formulieren bent, dan zal deze pagina deels leeg zijn. Er moet eerst een formulier(en) in dit project worden toegevoegd.

Zijn er in verloop van tijd veel Formulieren in dit project aangemaakt? Dan is het ook mogelijk om te zoeken op titel van Formulier middels de zoekfunctie rechtsboven.

In dit artikel

Formulier toevoegen

Een Formulier(en) kan worden toegevoegd door naar de pagina Projecten - Formulieren te gaan.

LET OP! Je kunt deze module alleen gebruiken als deze module aan jouw licentie is toegevoegd.

LET OP! Formulier(en) toevoegen is alleen mogelijk als je hiertoe rechten hebt gekregen.

1
Klik op de knop + Toevoegen linksboven op de pagina en selecteer Nieuw.
2
Vul de benodigde formulier gegevens in.
Kies een  Titel voor het formulier. Kies vervolgens een  Categorie waar je het formulier op de beheerders pagina onder wilt weergeven (bijvoorbeeld, Opname, Schade of Sleuteloverdrachten). Deze Categorieën maak je aan op de pagina Projecten - Formulieren - Categorieën.
Geef aan of het een Openbaar formulier is. Dit betekend dat alle bewoners hem mogen invullen.
Bepaal vervolgens of het fo rmulier door de bewoner ingevuld mag worden. Wanneer je ervoor kiest dat de bewoner zelf het formulier mag invullen, wordt het formulier getoond in de app onder het app icoontje Formulieren. 
Geef aan of het formulier m eerdere keren ingevuld mag worden en of het formulier in het Dossier van de bewoner getoond mag worden.
Bepaal vervolgens of het formulier digitaal moet worden ondertekend. Zo ja, geef dan aan hoe vaak en of het Rechtsgeldig ondertekend moet worden (hier zijn kosten aan verbonden). Bij rechtsgeldig ondertekenen kan je ook gebruik maken van SMS authenticatie.
Geef aan of het formulier per E-mail verstuurd mag worden na het invullen van het formulier.
Als laatste stap kan je eventueel de tekst van de Bevestigingstekst en Bevestigingsmail wijzigen.

3
Bovenstaande gegevens ingevuld? Klik op Opslaan en volgende.
4
Je kunt nu het formulier gaan samenstellen. Het formulier kan bestaan uit meerdere Secties. In deze secties kunnen Formulier elementen worden geplaatst. 

Standaard staat er een sectie in het formulier. Deze sectie kent de titel Nieuwe sectie. Klik op Nieuwe sectie en wijzig de titel van deze sectie naar een gewenste titel en klik op Opslaan.
Elke sectie heeft zijn eigen Instellingen. Met het potlood icoon kan je de naam veranderen. Met de prullenbak kan je de sectie verwijderen. Met het plus icoon kan je de sectie dupliceren. Met het papier icoon kan je aangegeven of in de app een gebruiker de sectie ook zelf kan dupliceren tijdens het invullen. Met de kleurkeuze kan je aangeven welke kleur deze sectie op de meterkastlijst moet krijgen.

Selecteer en sleep nu Formulier elementen in een van de secties in het formulier. 
Elk Formulier element heeft zijn eigen instelingen. Met het oog icoon kan aangegeven worden of het element verborgen moet worden voor bewoners. Met het vink icoon kan aangegeven of de vraag verplicht ingevuld moet worden en met de lijst icoon kan aangegeven worden of het element op de meterkastlijst moet komen te staan. Met de prullenbak kan je het element verwijderen. Met het plus icoon kan je het element dupliceren.

Er zijn verschillende typen formulier elementen: 

- Formulier element Toelichting:
Toelichting is te gebruiken om een introductie, uitleg of omschrijving te schrijven over het formulier in het algemeen, een sectie van het formulier of specifiek een vraag.
Om de tekst op te maken kun je de opmaakbalk gebruiken.
Media in het formulier element Toelichting toevoegen:
In de opmaakbalk is het aan een afbeelding icoontje opgenomen. Hiermee kun je afbeeldingen toevoegen aan het formulier element. Selecteer een afbeelding uit de Media of upload een nieuwe afbeelding. Bewerk de afbeelding naar wens door op de afbeelding te gaan staan.
In de opmaakbalk is het icoontje opgenomen met een playbutton. Hiermee kun je Video's toevoegen aan het formulier element. Plaats een video van Youtube in jouw informatietekst door alleen de URL van de video te kopiëren in het veld Bron. Via een video kun je bewoners bijvoorbeeld laten zien hoe het formulier ingevuld moet worden, hoe een bepaalde vraag ingevuld moet worden of op welke manier een foto genomen moet worden. 
Klik op Opslaan om de invulling van dit formulier element op te slaan.

- Formulier element  Kort antwoord:
Het formulier element  Kort antwoord kan gebruikt worden als het antwoord mag of moet bestaan uit een woord of aantal of korte zin.  
Geef het formulier element Kort antwoord een  Label = omschrijving of vraag voor dit formulier element.
Definieer waar gewenst een Placeholder. Een placeholder is een voorbeeld invulling = voorbeeld antwoord voor deze vraag. De placeholder wordt in de app het tekstveld weergegeven. 
Waar gewenst kan er een ook   Standaardwaarde worden gedefinieerd. Deze standaardwaarde staat in de app als standaard ingevuld in het invulveld. De standaardwaarde is bij invulling van het formulier uiteraard te overschrijven. Een standaardwaarde kan handig zijn als bijvoorbeeld het jaartal van de ketel bevestigd moet worden, maar je van de meeste woningen weet dat de ketel in  x jaartal is geplaatst. De standaardwaarde vul je dan in op het x jaartal. Voor de snelheid van invulling van het formulier hoeft deze waarde alleen maar gecontroleerd te worden en kan daarna de volgende vraag worden ingevuld. 
Klik op  Opslaan om de invulling van dit formulier element op te slaan. 

- Formulier element  Lang antwoord: 
Het formulier element  Lang antwoord kan gebruikt worden als het antwoord langer mag of moet zijn dan een woord of aantal. Een tekstvak geeft de bewoner de mogelijkheid een langer antwoord te geven. 
Geef het formulier element Tekstvak een  Label = omschrijving of vraag voor dit formulier element.
Definieer waar gewenst een  Placeholder. Een placeholder is een voorbeeld invulling = voorbeeld antwoord voor deze vraag. De placeholder wordt in de app het tekstvak weergegeven.  
Bepaal waar gewenst een Maximale lengte = aantal tekens dat gebruikt mag worden in het tekstvak. 
Waar gewenst kan er een ook Standaardwaarde worden gedefinieerd. Deze standaardwaarde staat in de app als standaard ingevuld in het invulveld. De standaardwaarde is bij invulling van het formulier uiteraard te overschrijven.  
Klik op  Opslaan om de invulling van dit formulier element op te slaan.         

- Formulier element  Nummer:   
Het formulier element  Nummer is te gebruiken als het antwoord op deze vraag in het formulier alleen beantwoord mag worden met cijfers. Bijvoorbeeld een maatvoering. 
Geef het formulier element Nummer een  Label = omschrijving of vraag voor dit formulier element.
Definieer waar gewenst een Placeholder. Een placeholder is een voorbeeld invulling = voorbeeld antwoord voor deze vraag. De placeholder wordt in de app het invulvak weergegeven. 
Bij nummering kan een Minimale waarde en/of een Maximale waarde worden bepaald. In de app wordt getoond binnen welke waarden een getal ingevuld mag worden. 
Waar gewenst kan er een ook Standaardwaarde worden gedefinieerd. Deze standaardwaarde staat in de app als standaard ingevuld in het invulveld. De standaardwaarde is bij invulling van het formulier uiteraard te overschrijven. Een standaardwaarde kan handig zijn als er een maatvoering van een kozijn bevestigd moet worden, maar je van de meeste woningen weet dat het kozijn bij 100 cm breed is. De standaardwaarde vul je dan in op 100 cm. Voor de snelheid van invulling van het formulier hoeft deze waarde alleen maar gecontroleerd te worden en kan daarna de volgende vraag worden ingevuld. 
Klik op   Opslaan om de invulling van dit formulier element op te slaan.   

- Formulier element  Tijd:    
Het formulier element  Tijd is te gebruiken om een tijd in te laten voeren. Bijvoorbeeld de tijd van het doen van de opname of het tijdstip vanaf welk moment de werkzaamheden in de woning mogen plaatsvinden. In de app wordt een tijdsklok getoond. Dit formulier element kan alleen beantwoord worden door invoer van een tijd. 
Geef het formulier element Tijd een  Label = omschrijving of vraag voor dit formulier element.
Klik op   Opslaan om de invulling van dit formulier element op te slaan. 

- Formulier element  Selectie:   
Het formulier element  Selectie is te gebruiken om de de bewoner een keuze te laten maken uit voorgedefinieerde antwoorden. 
Geef het formulier element Selectie een  Label = omschrijving of vraag voor dit formulier element.
Bepaal via welk Type selectie de vraag in het formulier beantwoord mag worden. Via de selecties Radio en Dropdown kan een van de voorgedefinieerde antwoorden worden gekozen. Via de selectie Checkbox kunnen er meerdere voorgedefinieerde antwoorden worden geselecteerd. 
En bepaal vervolgens welke voorgedefinieerde antwoorden horen bij dit formulier element.
Klik op   Opslaan om de invulling van dit formulier element op te slaan.

- Formulier element  Datum: 
Het formulier element  Datum is te gebruiken om een datum in te laten voeren. Bijvoorbeeld de opname datum. In de app wordt een kalender getoond. Dit formulier element kan alleen beantwoord worden door invoer van een datum te selecteren in een kalender. 
Geef het formulier element Datum een Label = omschrijving of vraag voor dit formulier element.
Klik op  Opslaan om de invulling van dit formulier element op te slaan. 

- Formulier element  Contactpersoon:     
Via het formulier element  Contactpersoon worden de contactpersonen van dit adres opgehaald en/of kunnen contactpersonen worden toegevoegd. Dit formulier element is te gebruiken om bijvoorbeeld van contactgegevens te kunnen voorzien en/of te kunnen aanvullen. 
Wanneer er al contactpersonen bekend zijn passend bij het adres, worden deze contactpersonen in de app getoond. Waar gewenst kunnen contactgegevens worden aangevuld. Zijn er nog geen of nog niet alle contactpersonen bekend onder dit adres? Dan kunnen er contactpersonen worden toegevoegd.
Klik op  Opslaan om de invulling van dit formulier element op te slaan. 

- Formulier element  Foto:         
Het formulier element  Foto is te gebruiken om een foto te kunnen ontvangen van een bepaalde ruimte, een bepaald onderdeel of oppervlakte. Tijdens het invullen kan er een foto worden gemaakt en kunnen er op de foto markeringen = onderdelen pinnen worden aangebracht. 
Geef het formulier element Foto een  Label = omschrijving of vraag voor dit formulier element.
Geef een bestandsnaam op, zodat je achteraf makkelijk kan zoeken in de export naar bepaalde foto's.
Op de foto kan je tekenen. Wil je op de foto kunnen tekenen? Selecteer dan Tekenen toestaan.
Op de foto kunnen markeringen = onderdelen pinnen worden aangebracht. Mogen er markeringen op de foto worden aangebracht? Selecteer dan  Onderdelen pinnen.
Wanneer er op de foto onderdelen gepind mogen worden, dienen  Opties = de voorgedefinieerde te pinnen onderdelen te worden omschreven. Te pinnen onderdelen kunnen worden toegevoegd door + Optie toevoegen. 
Selecteer vervolgens of dat het Toegestaan moet kunnen zijn om een opmerking bij de foto te kunnen plaatsen.
Klik op  Opslaan om de invulling van dit formulier element op te slaan. 

- Formulier element  Tekening:    
In het formulier element  Tekening is een tekening te uploaden. Deze tekening wordt getoond in de app. Tijdens het invullen kunnen er op de tekening markeringen = onderdelen pinnen worden aangebracht.
Geef het formulier element Tekening een  Label = omschrijving of vraag voor dit formulier element.
Upload de tekening via Upload een afbeelding. De tekening is te uploaden als JPEG of PNG bestand. 
Op de tekening kunnen markeringen = onderdelen pinnen worden aangebracht. Mogen er markeringen op de tekening worden aangebracht? Selecteer dan Onderdelen pinnen. 
Wanneer er op de tekening onderdelen gepind mogen worden, dienen  Opties = de voorgedefinieerde te pinnen onderdelen te worden omschreven. Te pinnen onderdelen kunnen worden toegevoegd door + Optie toevoegen. 
Selecteer vervolgens of dat het voor de bewoner Toegestaan moet kunnen zijn om een opmerking bij de tekening te kunnen plaatsen.
Klik op  Opslaan om de invulling van dit formulier element op te slaan.  

- Formulier element  Afbeelding:    
In het formulier element  Afbeelding is een afbeelding te uploaden. Deze afbeelding wordt getoond in het formulier, dus niet op de export. De afbeelding is te uploaden als JPEG, PNG of PDF bestand. 

5
Het formulier naar wens samengesteld? Klik op Opslaan en volgende. 
6
Selecteer in Stap 3 voor welke Adressen het opgemaakte formulier geldt en klik vervolgens op Opslaan en volgende. 
7
In Stap 4: Resultaten kun je de resultaten inzien. De eerste keer na opmaken en verzenden van het formulier zal dit tabblad leeg zijn. Pas zodra er formulier(en) is ingevuld en verzonden, worden hier de resultaten van het formulier(en) getoond. Formulier resultaten zijn in te zien en te exporteren. Zie hiervoor Formulier resultaten. 

Formulier ophalen uit bibliotheek

Wanneer er een formulier is toegevoegd in de Bibliotheek, dan is het mogelijk in een project een formulier op te halen uit de Bibliotheek. Een formulier in een project toevoegen kan door deze op te halen uit de Bibliotheek door naar de pagina Projecten - Formulieren te gaan.

LET OP! Je kunt deze module alleen gebruiken als deze module aan jouw licentie is toegevoegd.

LET OP! Formulier(en) toevoegen is alleen mogelijk als je hiertoe rechten hebt gekregen.

1

Klik op Projecten - Formulieren.

2

Klik op + Toevoegen. 

3

Kies voor Bibliotheek en selecteer het uit de Bibliotheek het formulier die je in dit project wilt toevoegen.

4

Klik op Selecteren.

5

Het formulier wordt direct opgehaald uit de Bibliotheek en geplaatst in het menu item Formulieren met de titel van het formulier (kopie). Het formulier is waar gewenst voor in dit project nog te wijzigen.  

6

Klik op het formulier en wijzig deze waar gewenst. Selecteer in Stap 2 voor welke Adressen dit formulier geldt en beschikbaar gesteld mag worden en klik op Opslaan en volgende. 
In Stap 3 worden pas resultaten getoond als er formulier(en) zijn ingevuld. 

Formulier wijzigen

Formulier(en) wijzigen kan door naar de pagina Projecten - Formulieren te gaan. 

LET OP! Je kunt deze module alleen gebruiken als deze module aan jouw licentie is toegevoegd.

LET OP!  Formulier(en) wijzigen is alleen mogelijk als je hiertoe rechten hebt gekregen.

1
Klik op het formulier die je wilt wijzigen.
2
Breng de nodige wijzigingen aan. Door wijzigingen te maken in al ingevulde formulieren loop je het risico verzamelde gegevens kwijt te raken.
3
Klik op Opslaan linksboven op de pagina.
Wil je de ingevulde gegevens  Wijzigen na tekenen en/of verzenden? Klik in de app op het betreffende formulier en klik op het slotje, hiermee kan je hem weer open zetten. Als je een al ingevuld formulier bewerkt worden de eventuele gezette handtekeningen verwijderd.

Formulier dupliceren

Wil je een formulier(en) toegevoegd in een project dupliceren, omdat je bijna hetzelfde formulier wenst te gebruiken? Of omdat dit formulier toch ook gaat gelden voor andere adressen/groepen in dit project? Een formulier(en) kan worden gedupliceerd door naar de Projecten - Formulieren te gaan.

LET OP! Je kunt deze module alleen gebruiken als deze module aan jouw licentie is toegevoegd.

LET OP! Formulier(en) dupliceren is alleen mogelijk als je hiertoe rechten hebt gekregen.

1

Klik op Projecten - Formulieren.

2

Selecteer het formulier(en) die je wenst te dupliceren.

3

Indien je één of meerdere formulieren geselecteerd hebt, wordt de knop Acties klikbaar.

4

Klik op de actie Dupliceren.

5

Het formulier wordt direct gedupliceerd en geplaatst in het menu Formulieren. Het formulier wordt weergegeven als formulier (Kopie).

Formulier verwijderen

Wens je een formulier uit een project te verwijderen? Een formulier kan worden verwijderd door naar de pagina Projecten - Formulieren te gaan.

LET OP! Je kunt deze module alleen gebruiken als deze module aan jouw licentie is toegevoegd.

LET OP! Formulier(en) verwijderen is alleen mogelijk als je hiertoe rechten hebt gekregen.
1
Klik op Projecten - Formulieren. 
2
Selecteer het formulier(en) die je wenst te verwijderen.
3
Indien je één of meerdere formulieren geselecteerd hebt, wordt de knop Acties klikbaar.
4
Klik op de actie Verwijderen.
5
Er volgt ter controle de vraag of je zeker bent van het verwijderen van het formulier(en). Kies hier voor Ja of Nee. Kies je voor Ja? Het formulier(en) wordt direct uit het project verwijderd. De ingevulde formulieren zijn niet meer te bekijken. 

Status formulier

Een ingevulde formulier wordt opgeslagen onder de Formulieren resultaten.  Het overzicht van alle formulieren kan je vinden op de pagina Projecten - Formulieren - Status.Het formulier kan verschillende statussen kennen. 

  • Open: het formulier staat open om te worden ingevuld. 
  • Gestart: het formulier is geopend. Het formulier kan ook in de app opnieuw geopend worden. Als je bijvoorbeeld nog een extra foto wenst te ontvangen of als een vraag toch niet helemaal duidelijk is beantwoord. Bij het bewerken van een ingediend formulier zal wel de handtekening verloren gaan.
  • Afgerond: het formulier is ingevuld, getekend en/of verzonden.

Formulier resultaten

De resultaten van de door de beheerders of bewoners ingevulde formulieren kun je uiteraard ook bekijken. De resultaten van de formulieren worden per adres opgeslagen. Exporteer het formulier gemakkelijk per adres naar PDF of geneer verzamellijsten in Excel. Je bepaalt zelf of de resultaten van het formulier ook zichtbaar mogen zijn voor de bewoners op de persoonlijke bewonerspagina. 

1

Klik op Projecten - Formulieren. 

2

Klik op het formulier waarvan je de resultaten wilt inzien en ga naar Stap 4: Resultaten. 

3

In het resultaten overzicht kun je zien van welke adressen er een formulier is ontvangen. 

De resultaten zijn uiteraard ook te exporteren.

LET OP! De resultaten van het adres of de adressen zijn alleen te exporteren als het formulier de status Afgerond kent. Lees hiervoor de alinea Status formulier wijzigen. 

1

Klik op Projecten - Exporteren - Formulieren. 

2

Selecteer het Export type. 

3

Selecteer het juiste formulier. Kies de adressen die je wilt exporteren.   

4

Klik op Exporteren. 


Offline werken

Wanneer de internetverbinding zwak is, slaat de app automatisch je ingevulde formulieren en beeldmateriaal lokaal op je telefoon op. Zodra de verbinding hersteld is, uploaden wij de gegevens automatisch naar de server. Zo kun je blijven werken zonder dat je gegevens of beeldmateriaal verloren gaat. Dit werkt volledig automatisch.


Heb je een situatie dat je op een locatie werkt zonder internet? Dan hebben wij onderstaande optie voor je:

1

Klik in de app op het wolkje naast de naam van het formulier en bevestig dat je het formulier offline beschikbaar wilt maken op je toestel.

2

Ga rechtsonderin de app naar "Instellingen" en controleer bij "Offline data" en "Wachtrij" of alle gegevens zijn geüpload naar je telefoon.

3

Klik onder "Instellingen" op "Offline modus" om offline te werken.

4

Zodra je weer internetverbinding hebt, schakel je de offline modus uit. Wij zorgen ervoor dat alle gegevens weer online beschikbaar zijn.

Let op: ons advies blijf om online te werken. Met sychroniseren is het een grotere kans dat je gegevens verliest.